Desain Sistem Informasi Secara Umum

Tujuan : memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru
Desain Komponen Sistem Secara Umum
- untuk dikomunikasikan kepada user, bukan untuk programmer

Desain Model Secara Umum
a. Physical system, menggambarkan bagan alir sistem (system flowchart) dengan menggunakan simbol untuk mewakili elemen fisik, seperti simbol terminal, harddisk.
b. Logical model, menjelaskan cara kerja dari fungsi-fungsi dalam sistem informasi, digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram).

Desain Output Secara Umum
- merupakan produk sistem informasi yang dapat dilihat, dengan tipe :
- output intern (internal output) - untuk mendukung kegiatan manajemen
- output ekstern (external output)- untuk pihak luar yang membutuhkan
Format output - naratif, tabel atau grafik

Langkah-langkah desain output secara umum :
a. menentukan kebutuhan output dari sistem yang baru
b. menentukan parameter dari output  meliputi tipe, format, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusi dan periode yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusi dan periode outputnya.

Desain Input Secara Umum
- melibatkan beberapa proses :
1. Penangkapan data (data capture), pencatatan kejadian nyata akibat transaksi ke dalam dokumen, yang kemudian menjadi bukti transaksi.
2. Penyiapan data (data preparation), mengubah data ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form).
3. Pemasukan data (data entry), proses memasukkan data ke komputer

Tipe input :
a. input ekstern (external input) - berasal dari luar organisasi
b. input intern (internal input) - berasal dari dalam organisasi

Langkah-langkah desain input secara umum :
a. Menentukan kebutuhan input sistem yang baru
b. Menentukan parameter dari input, meliputi :
- bentuk input, dokumen dasar atau bentuk isian pada alat input
- sumber input
- jumlah tembusan untuk input
- alat input yang digunakan
- volume input
- periode input

Desain Database Secara Umum
Database system - penerapan database dalam sistem informasi - dibentuk dari kumpulan file
a. File induk, file yang tetap harus ada selama adanya sistem informasi
- file induk acuan- nilai record jarang berubah
- file induk dinamik - nilai record sering diperbarui
b. File transaksi - merekam data hasil dari suatu transaksi
c. File laporan - berisi informasi yang akan ditampilkan
d. File sejarah - file yang sudah tidak aktif tetapi masih diperlukan
e. File pelindung - file backup
f. File kerja - temporary file, untuk menghemat memori selama proses berlangsung.
Metode Organisasi File
1. File urut (sequential file) - pengorganisasian (sequential organization) serta pengaksesan (sequential access) file secara terurut.
2. File urut berindeks (indexed sequential file) - pengorganisasian (sequential organization) file secara terurut dengan pengaksesan langsung (direct access).
3. File akses langsung (direct access file) - file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access).

Organisasi File Database :
1. Struktur data berjenjang (hierarchical data structure)
2. Struktur data jaringan (network data structure)
3. Struktur data berhubungan (relational data structure)

Langkah-langkah Desain Database Secara Umum
1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem yang baru
2. Menentukan parameter dari file database, meliputi ;
- tipe file, berupa file induk, file transaksi, atau file lainnya.
- media file, berupa media penyimpanan file
- organisasi file, menggunakan file tradisional atau database
- field kunci dari file

Pengendalian Desain Secara Umum
1. Pengendalian Organisasi
- pemisahan tugas (segregation of duties)
- pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities)
- pengecekan
2. Pengendalian Dokumentasi
Tujuan :
- mempelajari cara mengoperasikan sistem
- sebagai bahan training
- dasar pengembangan sistem
- dasar modifikasi dan perbaikan sistem
- acuan bagi pemeriksa sistem
Macam-macam dokumentasi :
- dokumentasi prosedur - prosedur pada suatu keadaan tertentu
- dokumentasi sistem - penggambaran sistem pengolahan data
- dokumentasi program - penggambaran logika program
- dokumentasi operasi - prosedur mengoperasikan program
- dokumentasi data - definisi dari item-item data dalam database
3. Pengendalian Hardware
- mendeteksi kesalahan atas tidak berfungsinya perangkat keras
4. Pengendalian Keamanan Fisik
- pengawasan terhadap pengaksesan, pengaturan lokasi fisik dan penggunaan alat-alat pengaman
5. Pengendalian Keamanan Data
- menjaga keamanan dan integritas data, meliputi :
- penggunaan data log
- proteksi file
- pembatasan pengaksesan (access restriction)
- data backup dan recovery
6. Pengendalian Komunikasi
- menangani kesalahan transmisi dan keamanan data waktu transmisi
- Kriptografi (cryptography) - merubah data ke dalam bentuk kode-kode rahasia
Data (plain text) - enkripsi - transmisi data - dekripsi - Data (plain text)

Pengendalian Aplikasi
1. Pengendalian Masukan (input control)
- memastikan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya
Pengendalian pada saat penangkapan data (data capture), dapat dilakukan dengan :
a. pembuatan nomor urut data - kelengkapan data
b. ruang maksimum penyimpanan data - kebenaran data
c. review data - meneliti ulang kelengkapan dan kebenaran data
d. verifikasi data - pengecekan kelengkapan dan kebenaran data
e. pengendalian menggunakan mesin
f. pengendalian menggunakan program aplikasi (programmed check)
2. Pengendalian Pengolahan
- mencegah kesalahan selama proses pengolahan data, dapat dilakukan dengan :
a. control total check - memastikan bahwa data yang diolah sudah lengkap dan benar
b. matching check - mendeteksi kesalahan pada data
c. reference file check - mengecek hasil pengolahan data dengan file acuan
d. limit and reasonable check - pengecekan batas limit dan kewajaran data
e. check - melakukan cross check pada data dari berbagai sudut pandang
f. record locking - penguncian data untuk mengatasi concurrency data.
3. Pengendalian Keluaran
- memastikan bahwa informasi yang dihasilkan sudah sesuai dengan hasil pengolahan data, dilakukan dengan :
a. pengendalian informasi yang ditransmisikan - kriptografi
b. pengendalian pada tampilan layar di terminal - pengendalian pada sistem komputer secara fisik.

Desain Sistem Informasi

Desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
d. Menggambarkan bagaimana suatu proses dibentuk
e. Penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan dapat berfungsi
f. Konfigurasi dari komponen perangkat-perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tujuan Desain Sistem
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram computer

Tujuan analisis sistem :
a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan.
b. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan sesuai yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem.
c. Desain sistem harus efektif dan efisien dalam operasional
d. Desain sistem harus dapat menyiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi

SDM yang terlibat dalam desain sistem informasi :
a. Analis sistem (system analyst)
b. Spesialis pengendalian (control specialist)
c. Penjamin kualitas (quality assurance personil)
d. Spesialis komunikasi data (data communication specialist)
e. Pemakai sistem (user)


Penekanan Dalam Desain Sistem (Design Forces)
- tekanan - tekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya mengena ke sasaran, antara lain :

a. integrasi (integration)
- desain terpadu antar unit dalam organisasi
- komunikasi data antar unit organisasi
- ketersediaan informasi yang multilevel, cross-functional, tepat waktu, akurat dan relevan
b. antarmuka pengguna / sistem (user / system interface)
- terdiri dari layar terminal, keyboard dan alat-alat lain
- user friendly (fleksibel, konsisten dan mudah dikontrol)
- harus memenuhi elemen-elemen berikut :
1. query - user dapat mengakses data yang diperlukan
2. desain layar - desain layar harus jelas, berurutan dan relevan
3. umpan balik - respon time yang singkat
4. bantuan - menyediakan bantuan penjelasan tentang operasional sistem
5. pengendalian kesalahan  mencegah kesalahan, mendeteksi kesalahan, pembetulan kesalahan.
6. desain workstation - penerapan desain sistem komputer secara fisik yang mempengaruhi kenyamanan penggunaan
c. tekanan-tekanan persaingan (competitive forces)

mempertimbangkan lingkungan persaingan (competitive environment) berupa :
• manajemen - ketersediaan informasi bagi manajemen
• keragaman produk dan jasa - inovasi produk dan jasa
• produktivitas - produktivitas manajemen dan karyawan
d. kualitas dan kegunaan informasi (information quality dan usability)
menghasilkan informasi yang berkualitas, meliputi :
- tepat waktu (timely)
- tepat nilai (accuracy)
- relevansi (relevance)
e. kebutuhan-kebutuhan sistem (system requirements)
• kehandalan (reliability)
• ketersediaan (availability)
• fleksibilitas (flexibility)
• penjadwalan instalasi (installation schedule)
• masa pakai sistem dan potensi pertumbuhan
• kemudahan pemeliharaan (maintenance)
f. kebutuhan-kebutuhan pengolah data (data processing requirements)
• volume
• hambatan waktu pengolahan
• permintaan perhitungan
g. faktor-faktor organisasi (organizational factors)
- sifat organisasi
- tipe organisasi
- ukuran organisasi
- struktur organisasi
- gaya manajemen
h. kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements)

efektivitas sistem informasi ditinjau dari :
- informasi yang dihasilkan
- biaya yang dikeluarkan
- manfaat yang diperoleh
i. faktor-faktor manusia (human factors)  aplikasi user interface
j. kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements)

- kelayakan teknik (technical feasibility)
- kelayakan ekonomi (economic feasibility)
- kelayakan hukum (law feasibility)
- kelayakan operasi (operational feasibility)
- kelayakan jadwal (schedule feasibility).

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

1.Perencanaan jangka pendek (short-range planning) 1 – 2 tahun
2.Perencanaan jangka panjang (long-range planning) s/d 5 tahun
Perencanaan sistem :
1.Planning staff
Merencanakan sistem berdasarkan kebijakan yang ditetapkan manajemen level atas.
2.System Development Department
Mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang dibuat.
3.Data Processing Department
Mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan.

Proses Perencanaan Sistem :
1.Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem
2.Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, proses ini dilakukan oleh komite pengarah.
3.Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, proses ini dilakukan oleh analis sistem.

Merencanakan Proyek-proyek Sistem
- untuk merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
- menghasilkan laporan perencanaan sistem
- dilakukan oleh planning staff

1.Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
2.Mengidentifikasi proyek-proyek sistem, misalnya :
a.pengendalian penjualan dan pemasaran
b.pengendalian distribusi
c.pengendalian produksi
d.pengendalian keuangan
e.pengendalian persediaan
3.Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
4.Menetapkan kendala proyek-proyek sistem, misalnya :
a.pembatasan dana
b.pembatasan waktu
c.umur ekonomis dari proyek sistem
d.batasan struktur organisasi yang tidak boleh dirubah
e.batasan peraturan-peraturan yang berlaku
5.Menentukan prioritas proyek-proyek sistem, menggunakan kriteria rasional :
a.penghematan biaya atau peningkatan-peningkatan keuntungan dari masing-masing proyek sistem
b.kemudahan dan efektivitas pemakaian sistem oleh user
c.kelangsungan hidup dari sistem yang dibuat pada masa datang
d.hubungan dengan proyek sistem lain yang juga direncanakan
e.kebutuhan untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang rusak
Menentukan prioritas proyek sistem dengan menggunakan kriteria irrasional :
a.minat dan daya tarik dari masing-masing level manajemen
b.kebanggaan dalam menangani suatu proyek sistem
6.Membuat laporan perencanaan sistem
7.Meminta persetujuan manajemen (top management)

Persiapan Pengembangan Proyek
1.Penunjukan tim analis
2.Mengumumkan proyek pengembangan sistem

Definisi Pengembangan Proyek Sistem
1.Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran proyek sistem

2.Melakukan studi kelayakan (feasibility study)
a.penelitian pendahuluan (preliminary survey)
- pemahaman terhadap sistem yang lama
- menentukan garis besar kebutuhan pemakai sistem untuk mencapai sasaran
- menentukan permasalahan yang terjadi
b. penelitian terinci (detailed survey)

3. Menilai kelayakan proyek sistem, terdiri dari :
a. Kelayakan teknik (technical feasibility), dengan rincian :
- ketersediaan teknologi
- ketersediaan tenaga ahli dalam operasional
b. Kelayakan operasi (operational feasibilty), dengan rincian :
- kemampuan SDM
- kemampuan operasi dari sistem dalam menghasilkan informasi
- kemampuan pengendalian dari operasi sistem
- efisiensi sistem
c.Kelayakan jadwal (schedule feasibility)
berdasarkan batas waktu pengembangan sistem (deadline).
d.Kelayakan ekonomi (economic feasibility)
- besar investasi dalam pengembangan sistem
- manfaat dari sistem dibandingkan dengan biaya pengembangan
e.Kelayakan hukum (law feasibility)
- Peraturan Pemerintah
- UU Hak Cipta

4.Membuat usulan proyek sistem
definisi proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
5.Meminta persetujuan manajemen
definisi usulan proyek-manajemen-analisis sistem